3 cat

• В фокусе
• Программа 3 ступени

Три ступени эффективности

Цель программы - реализация стратегических целей организации по оптимизации затрат на ИТ и повышению отдачи от инвестиций в ИТ. 

Перейти к описанию программы «Три ступени эффективности»

Структура ИТ-бюджета

В управленческом учёте структура ИТ-бюджета может выглядеть так:

A. Группа проектных затрат на развитие

• Инфраструктурные решения, развитие парка вычислительной и оргтехники
• Внедрение и развитие прикладных систем
• Оптимизация процессов управления ИТ-ресурсами
• Вознаграждения персоналу, отвечающему за развитие инфраструктуры и систем
• Развитие компетенций  ИТ-персонала, тренинги и обучения

B. Группа затрат на поддержку и сопровождение ИТ

• Ремонт, ЗИП комплект, плановая замена оборудования, сопровождение оргтехники
• Расходы на коммуникации, в том числе на аренду каналов передачи данных, услуги ЦОД
• Поддержка и сопровождение программного обеспечения, прикладных систем
• Вознаграждения персоналу, отвечающему за поддержку инфраструктуры, систем и пользователей

Первая часть представленного бюджета – разовые расходы, обусловленные стратегическими решениями организации, или увеличением численности персонала. В относительно стабильной ситуации таких затрат, как и самих проектов,  практически нет. Это означает, что функция развития систем не востребована. Наше мнение: если в организации нет постоянных изменений бизнес процессов, если численность персонала относительно стабильна, то оптимальным решением  будет привлекать на инфраструктурные и внедренческие проекты специализированные компании – системных интеграторов.

Затраты на поддержку и сопровождение обусловлены следующими факторами:
1) качеством инфраструктуры и качеством реализации проектов по внедрению программного обеспечения,
2) размером и сложностью инфраструктуры, требованиями программных решений,
3) наличием и использованием средств мониторинга и управления ИТ-ресурсами
4) компетенциями персонала или компаний, осуществляющей поддержку и сопровождение ИТ

Можно предположить, что логика «больше тратим на начальном этапе – меньше на поддержке» должна прослеживаться в поведении большинства стабильных (или стратегически хорошо организованных) компаний. Однако очень часто на практике мы видим совершенно обратное: убогая или, наоборот, чересчур сложная инфраструктура, и, как следствие, необходимость сопровождать и поддерживать всё,  что создавалось годами. Первопричины такой ситуации находятся в плоскости управленческих компетенций ИТ-менеджеров – для обоснования любого инфраструктурного проекта требуется финансовый расчёт, понимание сроков окупаемости, оценки TCO - совокупной стоимости владения выбранным решением. Наше мнение: грамотно спроектированная система требует существенно меньших затрат на поддержку и сопровождение.

Инвестиции в качество и надёжность

Однако, ИТ - это не только затраты (логика микробизнеса). Когда организация перешагивает рубеж в 50-100 пользователей, ИТ становится жизненно важным ресурсом, без которого невозможно выполнить ни одной операции, нельзя сделать ни одного документа, и даже позвонить можно только с мобильного. Риски возможного простоя уже необходимо оценивать, и это именно тот момент, начиная с которого внутренний продукт работы ИТ-подразделений – ИТ-сервисы  – должен быть чётко определён и понятен любому сотруднику организации. Любой ИТ-сервис, такой как работа корпоративного приложения, или доступ к общей почте, или возможность посмотреть что-то в сети интернет, должен иметь определённые характеристики (должен быть работоспособен, разрешён пользователю на основании его привилегий, работать с какой-то скоростью отклика за запрос и т.п.) Также очень важно, чтобы в случае технического или аппаратного сбоя любой ИТ-сервис мог бы быть восстановлен за определённое время, не превышающее заранее согласованное.

С нашей точки зрения, для оптимального финансового управления ИТ-ресурсами и качеством ИТ-сервисов менеджеры служб информационных технологий и руководители организации должны найти взаимопонимание по следующим вопросам:

• Логичная, хорошо стандартизированная инфраструктура требует меньше времени и средств на её обслуживание
• Количество отказов зависит от качества инфраструктуры и компетенций ИТ-персонала, и не зависит от пользователей
• Необходима объективная оценка рисков простоя систем, и оценка реальных потерь в случае простоя
• Чем жёстче требования к параметрам ИТ-сервисов, тем выше совокупная стоимость владения ИТ-ресурсами

Программа «Три ступени эффективности»

Работы по этой программе предполагают:

• создание каталога ИТ-сервисов для организации, где формализуются требования к ИТ
• оценку возможности внутренних ресурсов организации обеспечить соответствие заявленным требованиям
• подготовку и реализацию проекта инфраструктурных и, возможно, организационных изменений

Специалисты компании 3cat в рамках программы выполняют бесплатно:

• подготовку модели каталога ИТ-сервисов (на основе опроса по анкете)
• обследование инфраструктуры, замеры критических участков сети и производительности серверов
• заключение в общем виде, с акцентами на согласованные перед обследованием компоненты

Продолжительность реализации программы "Три ступени эффективности" в полном объеме может занять несколько месяцев и зависит от степени готовности организации к проведению технических и организационных изменений.

Этапы программы:

• 1 Ступень. Оборудование. На первом этапе проводится оптимизация ИТ-инфарстурктуры. Работы по оптимизации включают оптимизацию локальной сети организации с разделением сети на отдельные логические сегменты, соединения с филиалами и провайдерами интернет, интеграцию с телефонией; проверку целостности и структуры записей Active Directory доменов Windows, настройку доменов, миграцию доменов на другие сервера; работы с почтовыми серверами, миграцию на другие сервера при необходимости; оценку производительности серверов приложений, оптимизацию настроек серверов, построение кластеров; экспертизу средств и систем безопасности, настройку антивирусных систем, шлюзов. Для каждого из ИТ-сервисов разрабатывается методика резервирования.
• 2 Ступень. Процессы. На втором этапе проводится документирование созданной ИТ-инфраструктуры, разрабатываются процедуры резервного копирования систем и данных пользователей; разрабатываются процедуры регламентного обслуживания (для администратора системы); разрабатываются и тестируются процедуры восстановления из резервных копий. По всем разработанным процедурам готовится документация. Дополнительно разрабатывается регламент поддержки пользователей (процессы управление инцидентами, управление проблемами), выполняется инвентаризация ИТ-ресурсов. Осуществляется внедрение системы управления ИТ-ресурсами (ITSM: управление инцидентами, управление проблемами, управление изменениями + CMDB). 
• 3 Ступень. Люди. На третьем этапе руководителю подготавливаются рекомендации по оптимизации структуры ИТ-подразделения; рекомендации по сопровождению системы, рекомендации относительно выбора поставщиков услуг для обслуживания отдельных систем или поддержки процессов. Мы оказываем сопровождение на этапах подготовки, заключения и начала работ по этим контрактам, находясь на стороне клиента. Для сотрудников ИТ-подразделения мы готовим рекомендации о прохождении дополнительного обучения.

Подробнее о техничеcких и организационных деталях проекта смотрите здесь: Дорожная карта проекта

Результатом программы "Три ступени эффективности" является созданная и настроенная оптимальная для конкретной организации ИТ-инфраструктура, формализованные процессы обслуживания, выстроенная организационная и функциональная модель ИТ-подразделения.

Видимым результатом является повышение скорости работы корпоративных систем и приложений, снижение количества сбоев системы, повышение уровня удовлетворённости пользователей.

Финансовым результатом является уменьшение ИТ-бюджета на поддержку и сопровождение систем (при неизмененном к начальному уровню SLA), снижение прямых убытков от простоя систем и недоступности ИТ-сервисов.